Allgemeine Geschäftsbedingungen

Definitionen

• „Nutzer“: ist jede natürliche Person, die über einen eigenen Nutzerzugang Zugriff auf ein Mandantenkonto auf Cheftresor (https://app.cheftresor.de) hat.
• „Mandant“: ist eine natürliche oder juristische Person, die Cheftresor im Rahmen eines Beratungsverhältnisses mit einem Steuerberater für die Kommunikation und Erfassung relevanter Informationen nutzt.
• „Steuerberater“: ist eine natürliche oder juristische Person, die Cheftresor im Rahmen eines Beratungsverhältnisses mit einem Mandanten für die Kommunikation und Erfassung relevanter Informationen einsetzt.

Angebotsbeschreibung

• Über die cloudbasierte Softwarelösung Cheftresor können Unternehmen, Unternehmer und Freiberufler die betriebliche Buchhaltung, Finanz- und Liquiditätsplanung, Lohnbuchhaltung und das Personalmanagement steuern und kontrollieren, sowie mit dem/der eigenen Steuerberater/in kommunizieren.
• Dabei ermöglicht Cheftresor Steuerberatern und deren Mandanten die Erfassung und den Austausch von Daten und Informationen, stellt jedoch ausdrücklich kein Rechts- oder Steuerberatungsangebot dar und ersetzt auch keine Beratung durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
• Das Angebot ist kostenpflichtig. Preise und Vertragsbedingungen werden mit Steuerberatern gesondert festgelegt und vereinbart. Über den eigenen Steuerberater erhalten Mandanten einen oder mehrere Zugänge (z. B. für Mitarbeiter oder Angestellte) zu Cheftresor.
• Die Software kann mit Smartphones, Tablets und Computern genutzt werden, die die durch den Anbieter mitgeteilten technischen Mindestanforderungen erfüllen. Solche technischen Mindestanforderungen können sich aufgrund der technologischen Weiterentwicklung über die Zeit ändern. Die bestimmungsgemäße Funktionsfähigkeit der Software ist nur möglich, wenn die technischen Mindestanforderungen in ihrer jeweils aktuellen Fassung erfüllt sind.
• Sofern nicht anders angegeben, ist die Nutzung sämtlicher Funktionen, die von Mandanten gesteuert werden können, freiwillig.

Nutzungsvorgang

• Nachdem der Steuerberater einen Nutzungsvertrag mit dem Anbieter abgeschlossen hat, kann er für die eigenen Mandanten Mandantenkonten auf Cheftresor erstellen. Dem einzelnen Mandanten gewährt der Steuerberater einen oder mehrere Zugänge zu dem Mandantenkonto auf Cheftresor.
• Jeder Nutzer – egal ob als Mandant, Steuerberater oder sonstiger Beteiligter (z. B. Mandantenmitarbeiter) – muss für die Freischaltung des Zugangs zu Cheftresor eine E-Mail-Adresse angeben und ein sicheres Passwort gem. den Passwortrichtlinien von Cheftresor wählen. Jeder Nutzer hat dafür Sorge zu tragen, dass solche Zugangsdaten stets sicher verwahrt werden und kein unerlaubter Zugriff auf Cheftresor durch Dritte ermöglicht wird.
• Im Allgemeinen können Steuerberater die, von Mandanten im Rahmen des Mandatsverhältnisses übermittelten, Daten mit Cheftresor so erfassen, dass Mandanten über die Software in übersichtlicher Weise Zugang dazu erhalten.
• Darüber hinaus können Mandanten über Cheftresor mit dem Steuerberater kommunizieren, bzw. eigene Dokumente, Informationen oder Notizen auf Cheftresor ablegen.
• Einzelheiten zu den verschiedenen Funktionen von Cheftresor entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Abschnitten.

Grundfunktionen: „Controllingcockpit“, „Privatcockpit“ und „Verwaltung“

• Steuerberater können sämtliche erfasste Daten und Informationen, die für die steuerliche Erfassung des Mandanten, sowie für die Durchführung der wichtigsten Steuerberatungstätigkeiten (z. B. Steuererklärungen, Erstellung der BWA, Bilanzierung usw.) notwendig sind, mit Cheftresor übersichtlich darstellen.
• Der Mandant erhält über die entsprechenden Controllingcockpit – Funktionen Zugang zu diesen Informationen. Dabei werden Daten und Informationen von Cheftresor automatisch in Form von Graphiken, Diagrammen, Statistiken oder tabellarisch angezeigt, um dem Mandanten klar verständliche und chronologisch nachverfolgbare Übersichten zu liefern.
• Einzelne Controllingcockpit–Funktionen stehen Mandanten auch unter dem Menüpunkt „Privatcockpit“ zur Überwachung und Gestaltung der privaten Vermögensaufstellung zur Verfügung.
• Unter dem Menüpunkt „Verwaltung“ kann der Mandant weitere Informationen zu dem Unternehmen erfassen (z. B. Kunden- oder Fahrzeuglisten anlegen) und Einstellungen des Mandantenkontos ändern.

Konto- und Vertragsüberwachung

• Über die Funktion Kontoüberwachung können Mandanten ausgewählte Bankkonten überwachen und kontrollieren. Dabei werden Kontostände und Zahlungsverkehr ausschließlich anhand der zu Steuerzwecken erfassten Daten angezeigt. Eine Verknüpfung mit der jeweiligen Bank und/oder dem jeweiligen Online-Banking erfolgt ausdrücklich nicht. Damit ist die Funktion Kontoüberwachung nicht geeignet, um die Liquidität auf den betroffenen Bankkonten zu überwachen.
• Über die Funktion Vertragsüberwachung haben Mandanten die Möglichkeit, die Eckdaten wichtiger Verträge (z. B. Laufzeit, Zahlungsziele, Kündigungsfristen usw.) zu erfassen und entsprechende Erinnerungsnachrichten zu aktivieren, um Entscheidungen fristgerecht treffen zu können.

Funktion „Notfallkoffer“ _{(Funktion befindet sich noch in der Umsetzung)}

• Über die Funktion Notfallkoffer können Mandanten dem Steuerberater eine schriftliche Verfügung übermitteln, durch die bestimmte Personen dazu autorisiert werden, Zugriff auf wichtige Unterlagen oder Dokumente zu erhalten bzw. wichtige Aufgaben im Rahmen der Unternehmensleitung zu übernehmen.
• Damit kann der Steuerberater im Notfall einsehen, ob der Mandant bestimmten Vorgängen Vollmachten erteilt hat. Einzelheiten zu Umfang, Reichweite und Zweck solcher Autorisierungen ergeben sich aus der jeweiligen Verfügung.

Mitarbeitermanagement („Personalcockpit“)

• Über die Personalcockpit-Funktion ist das Erfassen von Mitarbeiterdaten und -informationen zu Zwecken der Lohnbuchhaltung, Kontrolle der Leistungsstunden, Wertschöpfungs- und Performanceüberwachung, Kostenentwicklung möglich.
• Darüber hinaus können Mitarbeitergespräche vereinbart werden, Personalakten angelegt werden und die Kompetenzen jeden Mitarbeiters erfasst, überwacht und ausgewertet werden.
• Das Personalcockpit erfordert die Eingabe personenbezogener Daten – auch besonderer Art (sog. „sensible Daten“) –, die sich auf Mitarbeiter beziehen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung muss mit jedem betroffenen Mitarbeiter separat vereinbart werden.

Haftungsausschluss

• Das Angebot von Cheftresor Solutio „Cheftresor“ stellt weder eine (steuer)rechtliche Beratung dar, noch ersetzt es eine. Dem Mandanten wird lediglich ein technisches Mittel zur Verfügung gestellt, um Informationen darzustellen und auszuwerten, sowie mit ausgewählten Stellen (Steuerberater, Mitarbeiter) zu kommunizieren.
• Etwaig über Cheftresor ermittelte Ergebnisse, Kennzahlen, Auswertungen, Statistiken, Prognosen werden vollautomatisch erzeugt und basieren ausschließlich auf Daten, die von Mandanten, Steuerberatern oder weiteren Nutzern eingegeben werden.
• Der Anbieter gewährleistet die höchstmögliche Verfügbarkeit der Software nach besten Kräften. Nichtsdestotrotz kann es aus Gründen, die außerhalb des Einflussbereiches des Anbieters liegen – wie z. B. infrastrukturelle Störungen, Stromausfall, Störungen der Telekommunikationsnetze, Ereignisse Höherer Gewalt – zu Verfügbarkeitsunterbrechungen kommen. Der Nutzer hat daher eigenverantwortlich dafür Sorge zu tragen, dass sämtliche auf Cheftresor eingestellten Erinnerungs-, Alarm- oder Benachrichtigungsfunktionen auch anderweitig sichergestellt sind, damit auch im Falle einer Verfügbarkeitsunterbrechung die entsprechende Benachrichtigung erfolgt.
• Eine Haftung des Anbieters kann sich daher nach Maßgabe der nachstehenden Absätze nur im Rahmen des beschriebenen Leistungsumfangs ergeben.
• Ansprüche des Nutzers auf Schadensersatz sind ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen sind Schadensersatzansprüche des Kunden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder aus der Verletzung wesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten) sowie die Haftung für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Wesentliche Pflichten sind solche, deren Erfüllung zur Erreichung des Ziels dieser Nutzungsvereinbarung notwendig ist.
• Bei der Verletzung wesentlicher Pflichten haftet der Anbieter nur auf den typischen, vorhersehbaren Schaden, wenn dieser einfach fahrlässig verursacht wurde, es sei denn, es handelt sich um Schadensersatzansprüche des Kunden aus einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
• Die vorstehenden Einschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters, wenn Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden.

Verbotene Nutzung und Schadloshaltung

• Cheftresor darf nur bestimmungsgemäß genutzt werden. Insbesondere sind folgende Handlungen nicht gestattet:

• Das Nutzen der Software in missbräuchlicher, betrügerischer, rechtswidriger oder unangemessener Weise oder für sonstige Zwecke, die nichts mit den Leistungen von Cheftresor Solutio zu tun haben;
• Die Nachkonstruktion oder Dekompilierung von Teilen der Software;
• Das Veröffentlichen, Kopieren, Sammeln, Vervielfältigen und Verbreiten der Inhalte oder Informationen, die über die Software zur Verfügung gestellt oder erfasst werden;
• Das Nutzen der Software auf solche missbräuchliche Weise, die der Infrastruktur eine unangemessen große Belastung auferlegt oder deren Fehlfunktion provoziert;
• Verstöße oder der Versuch des Verstoßes gegen Sicherheitsmaßnahmen, die in der Software eingesetzt werden bzw. integriert sind;
• Jeder Nutzer verpflichtet sich ferner dazu, den Anbieter auf erstes Anfordern von Ansprüchen schadlos zu halten, die Dritte gegenüber dem Anbieter aufgrund oder in Verbindung mit einer nicht bestimmungsgemäßen bzw. gegen diese allgemeinen Nutzungsbestimmungen oder gegen gesetzliche Vorschriften verstoßenden Nutzung der Software durch den Nutzer geltend machen sollten, einschließlich der für die Abwehr entstehenden Rechtsverfolgungskosten.
• Der Nutzer erkennt und akzeptiert, dass Cheftresor als Kommunikationsmittel im Rahmen eines Steuerberatungsverhältnisses bzw. als Arbeitsmittel zum Alltagsmanagement konzipiert ist und daher nicht als Ablage oder Archiv für Daten, Unterlagen, Dokumente oder Inhalte eingesetzt werden darf. Sofern solche Inhalte auf den vom Anbieter eingesetzten Servern abgelegt werden, geschieht dies ausschließlich, um die Funktionsfähigkeit der Software zu gewährleisten. Nutzer haben eigenverantwortlich dafür Sorge zu tragen, dass die Archivierung und Verwahrung sämtlicher Inhalte anderweitig sichergestellt wird.

Datenschutz und Datensicherheit

• Daten, einschließlich personenbezogener Daten, die über die Software erfasst, übermittelt und verarbeitet werden, sind ausschließlich auf in Deutschland gelegenen Servern der Auftragnehmer des Anbieters gehostet. Der Anbieter hat dabei keinerlei Zugriff darauf.
• Sofern personenbezogene Daten auf Servern außerhalb des EWR gehostet werden sollen, ergreift der Anbieter die gesetzlich erforderlichen Maßnahmen, um die datenschutzrechtlich konforme Übermittlung und Speicherung gem. Art. 44 ff. DSGVO zu gewährleisten.  Soweit gesetzlich erforderlich, schließt der Anbieter mit den eigenen Auftragnehmern Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gem. Art. 28 DSGVO ab.
• Im Falle der Beendigung – gleich aus welchem Grunde – des Beratungsverhältnisses, im Rahmen dessen Cheftresor eingesetzt wird, hält der Anbieter sämtliche im Mandantenkonto gespeicherten Inhalte, Informationen und (personenbezogene) Daten für weitere 14 Tage für den Abruf durch den Mandanten bereit. Nach Ablauf dieser Frist werden die genannten Inhalte unwiderruflich und datenschutzkonform gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder -rechte, denen der Anbieter unterliegt bzw. die dem Anbieter zustehen, bleiben hiervon unberührt.

Folgende Sicherheitsmaßnahmen werden seitens des Anbieters gewährleistet:

1. Verschlüsselung der Daten mit Passwortschutz
2. Gesicherte Übertragung per https mit Nutzer-individuellen Token
3. Datenübertragung erfolgt nur durch Aktion des Nutzers oder durch die Nutzung von entsprechenden Funktionen

Richtlinien zur Verwendung von Cookies

• Die Cheftresor Anwendung verwendet Cookies, die technisch notwendig sind, um die web-basierte Anwendung nutzbar zu machen. Weitere Informationen zu den im Einzelnen eingesetzten Cookies auf unseren Webseiten und der Cheftresor-Anwendung und dem Widerrufsrecht gem. Art. 7 DSGVO, kann in der Datenschutzerklärung nachgelesen werden.

Geistiges Eigentum

• Sämtliche Rechte an der Software und deren Inhalten (z.B. Graphiken, Texte, Bilder, Designs, Logos, Softwarecodes usw.), einschließlich allfälliger Immaterialgüterrechte (Urheber-, Design-, Marken- oder Patentrechte), stehen ausschließlich dem Anbieter zu. Der Nutzer erkennt und akzeptiert, dass ihm die Nutzung solcher Inhalte nur im Rahmen der bestimmungsgemäßen Nutzung der Software gestattet ist.
• Insbesondere dürfen Nutzer Software-Inhalte in keiner Weise verkaufen, vervielfältigen, übertragen, verbreiten, modifizieren, verändern, nachahmen oder verwerten, solange dies nicht ausdrücklich durch diese AGB‘s erlaubt ist oder sich aus der bestimmungsgemäßen Nutzung der Software ergibt.
• Jegliche über den vorgenannten Zweck hinausgehende Nutzung ist nur mit schriftlicher Zustimmung des Anbieters gestattet.

Schlussbestimmungen

• Der Anbieter behält sich jederzeit das Recht vor, die Software oder einzelne Softwarefunktionen zu ändern, überarbeiten, einzustellen oder vollständig aus dem Verkehr zu nehmen, bzw. die Verfügbarkeit der Software aus Gründen der Wartung und Instandhaltung temporär zu unterbrechen.
• Der Anbieter behält sich ferner das Recht vor, diese allgemeinen Nutzungsbestimmungen jederzeit zu ändern. Im Falle von Änderungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB‘s) der Nutzer bei Aufrufen der Software auf die geänderten AGB‘s hingewiesen. Widerspricht er ihnen, muss er von einer Nutzung der Software absehen. Setzt er die Nutzung fort, gelten die geänderten AGB‘s als akzeptiert.
• Das Verhältnis zwischen dem Anbieter und dem Nutzer unterliegt, soweit gesetzlich zulässig, deutschem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder in Verbindung mit diesen AGB‘s ist Berlin.
• Diese AGB‘s bleiben auch bei rechtlicher Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen in den übrigen Teilen verbindlich. Anstelle der unwirksamen Bestimmungen treten, soweit vorhanden, die gesetzlichen Vorschriften.