in unserer Seminarreihe „Aus der Praxis für die Praxis“ zeigt Ihnen unsere Pilotkanzlei ganz konkret, wie die Steuerkanzlei-Software Ihren Kanzleialltag erleichtert.
Denn als erfahrene Nutzer geben Ihnen die Mitarbeitenden Tipps und Tricks an die Hand. Damit zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Cheftresor wertvolle Arbeitszeit sparen und in vielen Ihrer Leistungsbereiche von einer Lösung zur Zusammenarbeit profitieren.
Nutzen Sie den einfachen Weg zu modernstem Mandantenservice und Mitarbeiterstolzkultur. LINK zu unserem aktuellen Seminarangebot -> https://www.cheftresor.de/seminare
für diesen Fall haben wir ein Schulungscenter eingerichtet, wo Sie zu jedem Feature eine Erklärung finden. Das Schulungscenter erreichen Sie unter folgendem Link: https://businesscampus.online/
Cheftresor bietet Ihnen ein durchdachtes, alltagstaugliches Implementierungskonzept. Sie bekommen eine Einweisung in das System, das Day-to-Day Handling und in die Mandanten- und Nutzeranlage. Als Partner-Kanzlei benennen Sie dafür einen Cheftresor-Beauftragten, Ihren „Cheftresor-Lotse“. Dieser koordiniert den Implementierungsprozess. Gemeinsam mit Ihnen nehmen wir die Datenerstbestückung vor und verifizieren eine erste Qualifikation.
Unsere Funktion “Offene Posten” ermöglicht es Ihren Mandanten, sich über “Details einblenden” alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten anzuschauen – ganz selbstständig und ohne Ihre direkte Beteiligung. Die Direkt-Mail-Funktion für die offenen Forderungen ermöglicht es Ihren Mandanten, ihre Debitoren direkt aus der Anwendung heraus anzuschreiben. So können Zahlungserinnerungen effizient und ohne Umwege versendet werden, was die Kommunikationslast auf Ihrer Seite deutlich reduziert.Ein Klick auf den Pfeil links neben dem Kunden-/Lieferantennamen entfaltet die Einzelbuchungen und offenbart zusätzlich das Gegenkonto – für maximale Transparenz und Kontrolle.
Hilfestellung für die Nutzung des Cheftresor-Kundenportals Anleitung_Supportportal.docx
Unter Daly sind lediglich das aktuelle Jahr und das Vorjahr abrufbar. Daher können ältere Daten nicht angezeigt werden.
Das neue Ticket oder der neue Kommentar muss zuerst gespeichert werden. Anschließend ist es möglich unter "Anhang > Datei hinzufügen > Anhängen", eine beliebige Datei in das Ticket hochzuladen.
Es gibt die Möglichkeit die Personaldatenimporte für alle Mandate gleichzeitig anzufordern. Für diese Variante klicken Sie einfach auf den Button „Alle Personaldatenimporte anfordern“, wie gewohnt in der Mandantenverwaltung.
Daly kann die Daten erst abrufen, wenn der Buchungsbeleg im Lohn erstellt wurde. Bitte die Verarbeitungsprotokolle im Lohn prüfen.
Personalreport:
- Anzeige aller aktiven Mitarbeiter in der Probezeit
- Anzeige gemäß Monatsauswahl
Lohnreport:
- Anzeige aller aktiven Mitarbeiter in der Probezeit
- Anzeige aller aktiven Mitarbeiter mit Befristung - Anzeige gemäß Monatsauswahl
Sie melden sich an Ihrem Cheftresor an und klicken auf den unten links in der Menü-Ansicht befindlichen Link mit der Bezeichnung "Technischer Support". Sie werden nun direkt auf die Anmeldeseite unseres CRM-Kundenportals weitergeleitet.
Bitte prüfen Sie in den Mandanteneinstellungen unter Features, ob folgende Einstellungen vorgenommen wurden:
Controlling: „Ist aktiviert für DATEV Buchführung“ für Rechnungswesen oder
Personal: „Aktiviert für LuG-Personaldaten-Import“ bzw. „Aktiviert für Lodas-Personaldaten-Import“ für Personaldaten
in der Mandantenverwaltung können Sie individuelle Tags anlegen und Ihren Mandanten zuordnen.
Wählen Sie dazu die entsprechende Mandantenzeile und öffnen Sie das Dropdown-Menü in der Spalte "Tags".
Geben Sie in das Textfeld "Neuer Tag ..." den Namen des neuen Tags ein und schließen Sie die Eingabe mit der ENTER-Taste ab.
Dieser Tag ist nun verfügbar und kann bei allen gewünschten Mandanten hinterlegt werden. Über die Schaltfläche "Tags anzeigen" können Sie die Mandanten nach den hinterlegten Tags filtern und anzeigen lassen. Außerdem ist es an dieser Stelle möglich, die von Ihnen angelegten Tags zu bearbeiten oder zu löschen.
Hinweis: Bereits vorhandene Tags mit der Kennzeichnung "CT" können nicht von Ihnen geändert oder gelöscht werden.
E-Mails von Mandanten werden direkt in das Postfach des festgelegten Kanzleiansprechpartners zugestellt. Es ist nicht notwendig, zusätzlich im CT nachzuschauen, da die Kommunikation über das festgelegte Postfach erfolgt.
Die Anzeige der Krankentage erfolgt automatisch in den Reports des Personalcockpits und in der Kennzahl "Krankheitstage", jedoch nur unter bestimmten Bedingungen. Die Grafik "Entwicklung der Fehlzeitentage" im Lohn- und Personalreport sowie die KPI "Krankheitstage" werden nur dann angezeigt, wenn der Wert größer Null ist. Wenn kein Wert größer Null existiert, wird die Grafik nicht angezeigt.
Mit dem nächsten Personaldatenimport wird automatisch eine Aktualisierung durchgeführt. Es ist daher nicht notwendig, diese Daten manuell zu löschen oder zu korrigieren. Die Aktualisierung stellt sicher, dass alle Lohninformationen korrekt und aktuell bleiben.
Das Unternehmenszeugnis eignet sich besonders für Jahresabschlussgespräche. Es hilft, Mandanten abzuholen, die zunächst keinen tiefen Einblick in ihre Zahlen haben oder wünschen. Durch die Darstellung der Unternehmensentwicklung in Form einer Schulnote wird die Lage des Unternehmens anschaulicher und kann den Ehrgeiz wecken, über Verbesserungspotenziale nachzudenken.
Wenn Sie eine Steuerberechnung oder Hochrechnung erstellen, ist es wichtig, den Prognosegewinn im CT zu verstehen. Dieser stellt die Berechnungsgrundlage der Steuer dar. Sonderausgaben, wie beispielsweise Vorsorgeaufwendungen, müssen bereits im Vorfeld von diesem Prognosegewinn abgezogen werden. Ebenso sollten andere Einkunftsarten hinzugefügt werden.Bitte beachten Sie, dass es sich bei diesem Menü um ein vereinfachtes Berechnungstool handelt, das keine vollständige Steuerhochrechnung wie in den DATEV-Programmen ersetzt.Es bietet eine grundlegende Schätzung, kann aber die Komplexität einer detaillierten Steuerberechnung nicht abbilden.
Die Spalten können vollständig manuell bearbeitet, jedoch nur hinzugefügt oder gelöscht, nicht ausgeblendet werden. Klicken Sie dazu auf das Stift-Symbol neben dem Registernamen. Eine zentrale Verwaltung in der Kanzleiverwaltung ermöglicht Ihnen zudem eine mandantenübergreifende Steuerung. Die entsprechenden Auswertungen sind mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.
Wenn Mitarbeiterdaten fehlen, kann das an Formatierungsfehlern in den DATEV-Stammdaten liegen. Häufig sind Semikolons in Feldern wie der Stammkostenstellenbezeichnung die Ursache, aber auch andere Sonderzeichen oder Formatierungsprobleme können ähnliche Fehler verursachen.Cheftresor verwendet für den Import der Personaldaten den DATEV-ASCII-Export. In dieser Datei wird das Semikolon (;) als Trennzeichen zwischen Datenfeldern verwendet. Wenn in den DATEV-Stammdaten ein Semikolon vorkommt, wird dies als zusätzliches Trennzeichen interpretiert, was zu unerwünschten Spalten in der ASCII-Datei und fehlenden Daten im Cheftresor führt. Aber auch andere Sonderzeichen und Formatierungsfehler können den Import beeinträchtigen:
- Komma (,): Kann wie das Semikolon fälschlicherweise als Trennzeichen interpretiert werden, insbesondere in CSV-Dateien.
- Anführungszeichen (" oder '): Können dazu führen, dass Daten fälschlicherweise gruppiert oder als eine Einheit behandelt werden, was zu Fehlern beim Import führen kann.Sonderzeichen wie #, %, &, $: Diese Zeichen können als Steuerzeichen interpretiert werden und den Import stören.
- Leerzeichen und Tabstopps: Unerwünschte Leerzeichen oder Tabstopps in den Stammdaten, insbesondere am Anfang oder Ende eines Feldes, können zu einer fehlerhaften Strukturierung der Datei führen.
- Überlange Texte oder Zeichenbeschränkungen: Felder mit überlangen Eingaben können abgeschnitten werden oder dazu führen, dass die Daten nicht korrekt importiert werden.
Prüfen Sie die betroffenen DATEV-Stammdaten auf unzulässige Zeichen wie Semikolons, Kommas, Anführungszeichen, Sonderzeichen oder überlange Texte. Insbesondere sollten Sie Semikolons aus Feldern wie der Stammkostenstellenbezeichnung entfernen, da diese zusätzliche Spalten erzeugen und die Datei falsch strukturieren.
Aus buchhalterischer Sicht ist es unerlässlich, die offenen Belege stets auf dem aktuellen Buchungsstand zu führen, auch wenn noch keine endgültige Festschreibung erfolgt ist. Nur so kann ein umfassender und präziser Überblick über alle offenen Belege gewährleistet werden. Die Ansicht der offenen Belege im Cheftresor ist daher immer so ausgelegt, dass sie den aktuellen Stand abbildet und alle relevanten Informationen enthält.
Die Verwaltung der Anzeige von Registerkarten in den Reports erfolgt im Menü Kontoüberwachung -> Benutzerdefinierte Kontenbereiche -> Sichtbarkeit.
Um den gewünschten Bereich sichtbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Menü Kontoüberwachung.
2. Navigieren Sie zu den Benutzerdefinierten Kontenbereichen.
3. Passen Sie die Sichtbarkeit für den gewünschten Kontenbereich an, indem Sie die Option „Im Kontoüberwachung-Tab-Menü anzeigen“ aktivieren.
Hinweis: Der erzeugbare Standard der benutzerdefinierten Kontenbereiche umfasst KFZ-Kosten, Liquidität, Gebundenes Kapital und Offene Belege.
Die ABC-Analyse in der Registerkarte "ABC Analyse" klassifiziert Kunden basierend auf ihrem Umsatzanteil am Gesamtumsatz des betreffenden Jahres:
- A-Kunden: Tragen zu 80 % des Gesamtumsatzes bei.
- A- und B-Kunden: Zusammen machen sie 95 % des Gesamtumsatzes aus.
Die Abweichungen zwischen den Umsatzzahlen in den KPIs und den Erlösen aus der Kontoüberwachung entstehen, weil die ABC-Analyse ausschließlich Umsätze berücksichtigt, die über Kundenkonten (Debitoren) an Erlöskonten gebucht werden. Umsätze, die direkt über Kasse oder Bank gebucht werden, bleiben unberücksichtigt.
Das Problem tritt auf, wenn der automatische Übersetzer in Ihrem Browser aktiviert ist. Dieser kann die Funktionalität der Suche beeinträchtigen. Um das Problem zu beheben, deaktivieren Sie den Übersetzer in den Browser-Einstellungen.
Für Google Chrome gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf das Symbol "Google Chrome anpassen und verwalten" (drei vertikale Punkte oben rechts).
2. Wählen Sie "Übersetzen" aus.
3. Entfernen Sie den Haken bei der Option "Seiten übersetzen".
4. Klicken Sie erneut auf die drei vertikalen Punkte.
5. Wählen Sie "Diese Website nie übersetzen" aus.
Nach diesen vorgenommenen Anpassungen sollte die Suche im Zentralen Dashboard wieder einwandfrei funktionieren. Falls das Problem weiterhin besteht, prüfen Sie andere aktive Browser-Erweiterungen, die Übersetzungsfunktionen beinhalten.
Diese Anleitung bezieht sich auf Google Chrome. Bei anderen Browsern suchen Sie bitte in den Einstellungen nach ähnlichen Optionen.
Um die einem Mandanten zugeordneten Benutzer zu sehen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Navigieren Sie in der Manage-Ebene zur Mandantenverwaltung.
2. Wählen Sie den gewünschten Mandanten in der Übersicht aus und klicken Sie unter Aktionen auf "Mandant bearbeiten".
3. Wechseln Sie im sich öffnenden Fenster auf die Registerkarte "Nutzerberechtigungen". Hier werden Ihnen alle Benutzer angezeigt, die diesem Mandanten zugeordnet sind.
Um sicherzustellen, dass die Anfragen korrekt an Sie als zuständige Kanzlei weitergeleitet werden, muss der verantwortliche Ansprechpartner für den entsprechenden Mandanten hinterlegt werden.
Dies kann wie folgt erfolgen:
1. Mandantenverwaltung öffnen.
2. Den betreffenden Mandanten bearbeiten.
3. Im Feld „Ansprechpartner“ die verantwortliche Person auswählen.
4. Änderungen speichern (Button “Mandanten aktualisieren”).
Nach dieser Anpassung werden alle E-Mail-Portalanfragen Ihres Mandanten aus Cheftresor direkt an den zuständigen Ansprechpartner in Ihrer Kanzlei übermittelt.
